İhracatta ürün kadar evrak da kritiktir. Eksik veya tutarsız bir belge, konteyneri varış limanında haftalarca bekletebilir. Bu rehber, bitüm ve sülfür sevkiyatlarında kullanılan belgeleri ve her birinin ne işe yaradığını açıklıyor.
Her sevkiyatta bulunan temel belgeler
Ticari fatura (Commercial Invoice)
Satışın ticari kaydı. Ürün tanımı, miktar, birim fiyat, toplam tutar, teslim şekli (Incoterms), ödeme koşulu ve tarafların bilgileri yer alır. Gümrük vergisi bu belge üzerinden hesaplanır; dolayısıyla diğer tüm belgelerle birebir tutarlı olmalıdır.
Çeki listesi (Packing List)
Yükün fiziksel dökümü: kaç varil, kaç big bag, brüt ve net ağırlıklar, paket ölçüleri, konteyner ve mühür numaraları. Gümrük fiziki muayenesinde ilk bakılan belgedir.
Konşimento (Bill of Lading — B/L)
Deniz taşımacılığının temel belgesi ve aynı zamanda malın mülkiyet senedidir. Yükün kime ait olduğunu, nereden nereye taşındığını ve taşıma koşullarını gösterir. Belgedeki bilgiler diğer evraklarla harfi harfine aynı olmalıdır. Genellikle bir orijinal ve üç kopya düzenlenir.
Karayolu taşımasında CMR, hava yolunda Air Waybill aynı işlevi görür.
Menşe şahadetnamesi (Certificate of Origin)
Malın hangi ülkede üretildiğini belgeler. Uygulanacak gümrük vergisi ve tarife bu belgeye göre belirlenir. İhracatçı tarafından hazırlanır ve ticaret odası tarafından onaylanır; bazı ülkeler ayrıca konsolosluk tasdiki ister.
Analiz sertifikası (COA)
Sevk edilen partinin laboratuvar değerlerini gösterir: penetrasyon, yumuşama noktası, saflık, nem, asidite gibi. Alıcının ürünü kabul kriterine göre değerlendirmesini sağlar ve uyuşmazlık durumunda referans belgedir.
Güvenlik bilgi formu (MSDS / SDS)
Ürünün tehlike sınıfı, güvenli elleçleme koşulları, ilk yardım ve acil durum talimatlarını içerir. Tehlikeli madde kapsamındaki sevkiyatlarda (örneğin UN 1350 kabuklu sülfür) zorunludur.
Bölgeye göre gereken ek belgeler
| Belge | Nerede gerekir | Sağladığı fayda |
|---|---|---|
| A.TR Dolaşım Belgesi | Türkiye – AB arası | Gümrük birliği kapsamında tercihli vergi |
| EUR.1 Dolaşım Sertifikası | Serbest ticaret anlaşması olan ülkeler | İndirimli veya sıfır gümrük vergisi |
| Gözetim raporu (SGS / Intertek vb.) | Alıcı veya akreditif talebiyle | Bağımsız miktar ve kalite teyidi |
| Konsolosluk tasdiki | Bazı Orta Doğu ve Afrika ülkeleri | Belgelerin resmî geçerliliği |
| Sigorta poliçesi | CIF teslimlerde | Taşıma sırasındaki hasar güvencesi |
Akreditifli (L/C) işlemlerde dikkat
Akreditifle çalışılıyorsa banka, belgeleri akreditif metniyle karakter karakter karşılaştırır. En sık karşılaşılan sorunlar şunlardır:
- Ürün tanımının faturada ve akreditifte farklı yazılması
- Konşimento tarihinin akreditifteki son yükleme tarihini geçmesi
- Belgelerin bankaya sunulma süresinin (genelde 21 gün) aşılması
- Çeki listesindeki ağırlıklarla konşimentodaki ağırlığın uyuşmaması
Bu uyumsuzluklara "rezerv" denir ve ödemeyi geciktirir. Akreditif metni açılmadan önce ihracatçıyla birlikte gözden geçirilmelidir.
Pratik not: Evrak setini yükleme yapılmadan önce taslak olarak paylaşmak, sonradan düzeltme maliyetinin çok altında bir çabadır. Portus EXİM'de belgeler sevkiyatla aynı takvimde hazırlanır ve yükleme öncesinde alıcının onayına sunulur.